浅谈建筑工程施工阶段监理资料管理

发表时间:2018/7/12   来源:《新材料.新装饰》2018年2月上   作者:郑萍
[导读] 监理资料的科学化、规范化、标准化体现着监理的作用和水平,成为履行监理合同进行监理的组成部分,对控制工程质量、投资、进度方面发挥了重要作用,促进了我国工程建设监理水平的

(北京兴电国际工程管理有限公司,北京 100048)
摘要:工程施工阶段监理资料管理论文的编写以项目部监理信息员岗位工作为编辑材料,以项目前期准备工作、过程控制、事后总结为主线,监理资料管理论文主要设立三个章节,条理清晰,通过对项目监理资料简述、影响监理资料管理的因素分析等方面进行了论述,最终得出结论,工程监理资料的管理是工程监理人员对项目进度、质量、成本、安全等进行监督管理所发现问题、解决问题的思维过程,是落实工程项目参建各方主体责任的工作证据,是监理单位提高监理工作质量的控制方法之一,监理资料的科学化、规范化、标准化体现着监理的作用和水平,成为履行监理合同进行监理的组成部分,对控制工程质量、投资、进度方面发挥了重要作用,促进了我国工程建设监理水平的提高。
关键词:监理资料;过程控制;管理
 
        1 引言
        工程监理行业自1988年试点开始,经过20多年的探索与发展,监理行业规模与行业制度已趋于成熟,建设工程监理制在建设工程项目中得到广泛实施,监理单位已成为工程建设责任主体之一,当前工程监理主要任务是施工阶段监理,在建设工程监理过程中所形成的文件资料,更是工程建设过程真实的反映,其中项目监理资料扮演者不可缺少、替代的角色。
        项目监理资料是监理单位在项目监理过程中直接形成的具有价值的信息文件,是参建单位之间分清责任、解决纠纷的重要依据;是评定工程质量、合理结算工程价款、工程验收备案的必备资料;也是反映工程内在质量和监理工作质量的重要凭证;是项目监理的最终产品。项目监理资料的科学化、规范化、标准化直接影响建设工程监理资料的使用价值,是监理工作独立性、科学性、服务性、公正性的真实体现。加强项目监理资料管理是监理单位管理工作的重要内容,是规范化、卓越化管理的标志之一。
        2 影响监理资料管理质量的因素
        2.1人的因素
        人是工作的主体,更是工程管理(决策)、实施、控制和改进的重要因素,以监理信息员为例,分析信息员履行岗位职责的能力对监理资料管理质量的影响。
        信息员岗位职责包括收集本监理项目的文件、资料、报表、会议记录按公司作业文件XDJL/ZY-304《监理资料管理规定》编目、归档,并输入计算机形成台帐;负责编制施工计划与实际进度对比表;编制监理月报初搞;担任监理例会记录,并按公司相关规定编制会议纪要;负责项目监理部的标准、规范、技术图书、检测工具、劳保用品、办公设备等的保管;负责项目部办公区域环境因素的识别、评价和重要环境因素管理和公司环境目标的落实;负责本项目监理部的考勤记录、生活环境及后勤工作。其中,我想阐述 “编制施工计划与实际进度对比表和编制监理月报初搞”的理解和建议,“编制”包括编辑和制作,编辑则需要信息资源,制作则可以理解为操作,那么在施工监理过程中应该为信息员提供“下现场记录”的机会,只有掌握真实、准确的信息来源,才会进一步提高月报内容层次和文件价值。
        总而言之,监理信息员应该具有熟练使用计算机的能力,及时编目、归档,形成台账,并有良好的分析能力和记录能力,及对工作较强的责任心和热情,这样才会在工作中占据主动,信息员认真履行岗位职责是有序开展资料管理的保障条件。
        2.2资料管理方法的因素
        在事前控制时,项目监理部可以根据公司《管理体系作业文件》建立内部工作制度,确定工作程序、技术方案审阅流程、文件传阅顺序、内部会议制度、工作检查制度及监理人员轮休制度;并在监理正式进驻施工现场前,信息员需及时列出准备工作清单,包括:建立项目监理部通讯录、组建档案资料柜、制定档案盒侧标、打印档案盒资料目录、建立收发文本、监理部用章记录、办公用品领用登记薄、监理部配备书籍与规范清单、监理部书籍与规范借阅登记薄、监理办公室物品清单、业主单位物品清单。第一时间内计划并执行准备工作,为监理人员尽快进入工作角色和后序施工监理打下坚实基础。


并在前期准备工作和与各参建单位协调过程中,言行举止间应注重公司商誉、维护公司形象。
        事中控制主要是指施工阶段工程监理,在执行监理服务期间建设项目将形成大量工程资料,其中监理资料是工程建设过程的纪实资料,是参加工程建设的业主、勘察、设计、施工监理单位以及建筑材料构配件、设备生产供应单位之间责任、解决纠纷的重要依据,更是评定工程质量、合理支付工程款的必备资料。
        第一次工地例会结束后,监理单位根据分部分项施工需要组织监理交底,信息资料交底主要对监理资料管理提出要求,内容包括工料机报审表、月进度计划等文件报审程序、时间要求、提出监理会议纪要签认的时效性、回复监理通知、工作联系单的要求、总(分)包单位资质报审文件包括的内容要求、总包单位技术方案的签字及使用章要求、注意编制方案日期与隐检资料日期的确定等。并协助业主单位资料主管定期参加总包单位资料协调会,参与资料管理制度、报验程序编制。日常指导总包单位资料员对专业分包单位资料员进行交底,对资料软件版本、资料内容、填写格式等做交底,保证工程资料管理规范统一。施工阶段监理资料是评价监理工作质量的重要依据,有效实施监理资料管理亦是监理单位保护自我、赢得业主信任的必然需要。
        监理信息员在工作中应及时做好资料整理与归档,做好收发记录,在参与项目监理部决策、组织、控制后及时进行工作总结,积累经验,当面对繁琐复杂的工作局面时需理顺头绪,循序渐进地完成工作任务,若在工作期间遇到阻力或超出信息员职责范围的情况,应该及时向项目监理部领导反映,并加强与各专业监理工程师协调和配合,确保事后控制的及时性、完整性。
        2.3加强与业主单位沟通
        监理资料管理工作与其他专业监理工作一样需要加强与业主单位的沟通,必须要争得业主的理解和支持。监理资料中的施工合同文件、勘察设计文件、施工图纸、设计变更、工程定位及标高资料、地下障碍物资料等等,都由业主提供;平时来往信函、会议纪要、监理工作联系单等也和业主单位息息相关;工程计量和工程款支付、工期延期、费用索赔等工作也要与业主单位认真沟通,形成统一立场,坚持原则一致。
        因此,做好施工阶段监理资料管理,且能够实现“创造价值,和谐共赢”的价值观,是每一位监理人员应尽的职责,是向社会、向业主单位、向监理公司负责的体现。
        3 总结
        根据前面各章节内容的分析,进行深入浅出论述,对施工阶段工程监理资料管理进行系统的评价,监理信息员有按照委托合同要求完成资料管理工作的能力。
        监理单位在为监理人员提供广阔平台、发展空间的基础上,组织监理工程师岗位技术学习,明确工程监理的意义,实现监理工作的价值;工作中我认为要坚持以“致力于业主事业的成功,为业主提供超值监理服务”为理念,为事业殚精竭虑,在资料管理过程中精益求精,提高责任意识,查找自己的短板和不足,并及时改进。同时,要做好监理资料管理,应在提高监理人员素质的基础上,完善制度,明确责任,合理创新,提高效率,保证工程竣工后能够形成一份合格的监理资料,作为监理工程师必须有意识地加强事前控制和责任意识,在监理资料编制时就要严格要求,采取科学、有效的控制措施,让监理资料在建筑施工阶段发挥它的重大作用,以执行正确监理、追求卓越管理的策略为监理企业带来巨大的经济和社会效益。
参考文献
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[3]李立增.工程项目施工组织与管理.西南交通大学出版社,2012
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[9]北京市住房和城乡建设委员会.建筑工程资料管理规程.2010
 

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